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Von Dr. Pascal Sieber, Geschäftsführer des Schweizerischen Produktivitätsinstituts IPCH.ch
In den letzten zehn Jahren ist die Anzahl der Hilfsmittel am Arbeitsplatz von Team-Leaders, ProjektleiterInnen, Informations- und WissensarbeiterInnen enorm angestiegen. Die elektronische Post (E-Mail) ist eines dieser Hilfsmittel. 1996 glaubten noch weniger als 10% der Schweizer UnternehmerInnen, dass sie E-Mail je als geschäftliche Anwendung einsetzen würden. Heute arbeiten 60% aller Schweizer Erwerbstätigen täglich zu geschäftlichen Zwecken mit E-Mail dafür wird enorm viel Zeit eingesetzt, und dies nicht immer zum Besten für die Produktivität aller Beteiligten. Wie sie ihre Produktivität steigern können zweigt der folgende Beitrag anhand eines Beispiels. Ihre individuelles Assessment können sie kostenlos beziehen unter:www.produktive-schweiz.ch
Enormes Produktivitätspotential durch Vermeidung von Ping-Pong
Einerseits steigert E-Mail die Produktivität, weil viel schneller Nachrichten verschickt werden können, als mit jedem anderen Hilfsmittel. Andererseits mindert E-Mail die Produktivität, weil viele unnötige Nachrichten verschickt werden. In der Praxis entsteht ein Ping-Pong ähnlicher Effekt: E-Mails lösen Rückfragen, Weiter-leitungen, Abwehrreaktionen und vieles mehr aus.
Das Schweizerische Produktivitätsinstitut hat auf der Basis von Studienresultaten ein einfaches Simulati-onsmodell erstellt. Es bezieht die Effizienz im Umgang mit den E-Mail-Tools, den genannten Ping-Pong-Effekt sowie eine Reihe von quantitativen Grössen mit ein. Die Simulation zeigt: Der effiziente Umgang mit den E-Mail-Tools ist zwar wichtig für die Produktivität aber nicht entscheidend. Es ist im Gegenteil nicht immer produktiv, wenn noch schneller E-Mails verschickt werden können. Der entscheidende Faktor für die E-Mail-Produktivität ist der Ping-Pong-Effekt. Je besser es gelingt, jede Nachricht so zu schreiben, so zu adressieren und im richtigen Zeitpunkt zu versenden, dass keine oder möglichst wenig Rückfragen, Weiter-leitungen, Abwehrreaktionen, zeitlich stark verzögerte Antworten oder gar keine Antworten entstehen, desto produktiver können die ManagerInnen, Informations- und WissensarbeiterInnen ihre Aufgaben erledigen.
Mit der Simulation lässt sich das Produktivitätspotenzial
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durch Verbesserungen im Umgang mit E-Mail schätzen:
In der Schweiz beträgt das Produktivitätspotenzial 8,55 Millionen Stunden pro Woche oder 26,7 Milliarden Franken pro Jahr
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. Für ein Team mit 12 MitarbeiterInnen beträgt das maximale Potenzial 3‘909 Stunden oder 500 Arbeitstage. Pro Person ist dies fast ein Monat, der im schlimmsten Fall jedes Jahr allein für den unproduktiven Umgang mit der E-Mail verloren geht.
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Selbstmanagement und Team-Management führt zum Erfolg
Als besonders wichtig erscheint das Wort „Management“ im Zusammenhang mit der Anwendung von E-Mails in Organisationen. Genau wie bei anderen Hilfsmitteln kann die Produktivität durch Wissen, Motivation und die geschickte Organisation enorm gesteigert werden.
Der Einsatz von E-Mail erfordert von jedem Einzelnen, dass er oder sie sein Handeln (E-Mails schreiben) überprüft. Der einzelne muss erkennen, was er oder sie beim Empfänger auslöst. Dabei können zwei As-pekte unterschieden werden:
Das effiziente Bearbeiten und Verwalten von E-Mails dient in erster Linie der persönlichen Produktivität jedes Einzelnen. Ein Zeitgewinn wird erreicht, indem der Bearbeitungsprozess schneller geht, das Finden von empfangenen E-Mails reibungsloser erfolgt und der Kontext jeder Nachricht berücksichtigt werden kann.
Das wirkungsvolle Schreiben von E-Mails zielt in erster Linie auf die Produktivität des Empfängers. Der Sender muss erkennen, dass er für die E-Mail-Flut verantwortlich ist. Weil aber jeder sowohl Sender als auch Empfänger ist, können Teams nur als Kollektiv für die Produktivität in der E-Mail-Kommunikation sorgen. Indem der Sender die E-Mail so schreibt und strukturiert, dass der Empfänger schnell versteht, was von ihm verlangt wird, trägt der Sender zu dessen Produktivität bei. Indirekt unterstützen klar formulierte E-Mails aber auch den Sender, weil keine Rückfragen nötig sind und Aufgaben termingerecht erledigt werden. Die für alle Seiten aufwändige Ping-Pong-Kommunikation kann vermieden werden.
In diesem Sinne liegt die Verantwortung für die Schaffung einer effizienten E-Mail-Kultur beim ganzen Team. Die Grundregeln der E-Mail-Kommunikation sind eine Stütze für den Arbeitsalltag. Sie schützen aber nicht vor unsinniger Kommunikation. Dagegen hilft eine gute Portion Pragmatismus: Wenn sich Team-Mitglieder gegenseitig sofort auf unverständliche, zu lange und unnötige E-Mails aufmerksam machen, haben sie die Chance, in kurzer Zeit gemeinsam eine produktive E-Mail-Kultur zu entwickeln. Man darf also zurück schreiben: „Bitte kürzer und klarer!“.
Case Study: Peter Muster – ein typischer Team-Leader
Die E-Mail ist ein Hilfsmittel zur Kooperation und Koordination. Was immer koordiniert werden soll, es sind mehrere Menschen mit unterschiedlichen Rollen beteiligt.
Wir unterscheiden zwischen vier Rollen:
Am Beispiel des Team-Leaders und Managers manifestiert sich das Produktivitätspotential durch gutes E-Mail-Management am stärksten.
Gelingt es dem Team-Leader, sein Team zu produktivem E-Mail-Management zu bewegen, gewinnt nicht nur jeder einzelne, sondern das gesamte Team. Der Team-Leader selbst profitiert übermässig, denn bei ihm/ihr konzentrieren sich andernfalls alle Un-Produktivitäten.
Im Folgenden nehmen wir einen Team-Leader, nennen wir ihn Peter Muster.
So setzt Peter Muster die E-Mail heute ein:
Peter Muster erreicht im E-Mail-Assessment mit diesem Verhalten eine Punktzahl von 35%. Er kann seine Produktivität und jene seines Teams also noch erheblich steigern.
Peter Muster erreicht im E-Mail-Assessment mit diesem Verhalten eine Punktzahl von 35%. Er kann seine Produktivität und jene seines Teams also noch erheblich steigern.
Dazu gibt ihm das E-Mail-Assessment zusammenfasst die folgenden Tipps:
Zu jedem dieser 6 Punkte bietet das E-Mail-Asssessment eine klare Handlungsempfehlung.
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Ausführliches Assement-Ergebnis mit sämtlichen Tipps
(pdf, 92kb)
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10 E-Mail Tipps und Tricks zu einer effizienteren E-Mail Nutzung
(pdf, 260kb)
Anmerkungen
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